ETICKÝ KODEX

Preambule

Představenstvo společnosti OKD, a.s., se sídlem Stonava 1077, 735 34 Stonava, IČ: 05979277, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl B, vložka 10919, (dále jen „Společnost“) přijímá tento etický kodex ve formě interní směrnice jako soubor základních hodnot a přístupů k podnikání, kterým se řídí při výkonu své podnikatelské činnosti (dále jen „Kodex“).
Společnost vykonává v rámci své podnikatelské činnosti především hornickou činnost na základě příslušných ustanovení zák. ČNR č. 61/1988 Sb., o hornické činnosti, výbušninách a o státní báňské správě, ve znění pozdějších předpisů. Společnost je jediným producentem černého uhlí v České republice.
V rámci své činnosti Společnost řadí mezi své nejdůležitější úkoly zachování dobré pověsti firmy a důvěry všech zainteresovaných stran v ni. Společnost zároveň dbá na to, aby její činnost byla prováděna v souladu s obecně závaznými právními předpisy a vycházela z principů, na nichž je postaven tento Kodex. Kodex je základní program pravidel pro podporu etického chování dotčených osob a zajišťuje také prevenci protiprávního jednání těchto osob.
Kodex Společnosti je plně v souladu s obecně závaznými právními předpisy a je nadřazen vnitřním předpisům Společnosti, které s ním musí být v souladu.
Dodržování Kodexu ze strany Společnosti je jejím morálním závazkem upravujícím chování a jednání všech zaměstnanců vůči Společnosti, spolupracovníkům, odběratelům a ostatním obchodním partnerům, orgánům státní správy a veřejnosti.

A. Vztahy s odběrateli

Čestnost a rovnost vůči odběratelům pokládá Společnost za základ úspěšného a trvalého obchodního vztahu.
Společnost dbá na to, aby její výrobky odpovídaly deklarovaným kvalitativním parametrům a požadavkům obsaženým v národních a mezinárodních normách.
Společnost si je vědoma důležitosti termínové přesnosti veškerých dodávek.
Společnost nepoužije při snaze realizovat prodej svých výrobků žádné jiné prostředky, než jsou obchodní metody legitimně uznané.
Informace odběratelů považuje Společnost za důvěrné.

B. Vztahy s dodavateli

Výběr dodavatelů se uskutečňuje v souladu s pravidly obchodní soutěže v návaznosti na platnou právní úpravu (zákon o zadávání veřejných zakázek v platném znění) a vnitřní soubor aktů řízení řešící tuto problematiku.
Společnost nepoužívá při koupi výrobků, služeb apod. žádné jiné prostředky, než jsou legitimně uznané obchodní metody, a nikdy nezneužívá své postavení na trhu.
Společnost respektuje veškerá smluvní ujednání a platební morálku.
Veškeré informace o vztazích s jejími dodavateli pokládá Společnost za důvěrné.

C. Vztahy k akcionářům a ostatním investorům

Společnost dbá o zájmy svých akcionářů a investorů a nezvýhodňuje žádnou skupinu investorů.
Výroční zprávy společnosti jsou pravdivé, přesné a včasné.
Společnost pravidelně informuje investory o své obchodní politice, dosažených výsledcích a vyhlídkách.

D. Vztahy k zaměstnancům

Vztahy k zaměstnancům zakládá Společnost na úctě k důstojnosti každého člověka.
Společnost přijímá a povyšuje zaměstnance na základě jejich způsobilosti pro danou práci bez jakékoliv politické, rasové, náboženské či národnostní diskriminace, bez ohledu na pohlaví, věk, stav nebo nezpůsobilost, která se nevztahuje k pracovním úkolům.
Podle nejlepších tradic odvětví se Společnost snaží vytvářet hygienicky nezávadné, bezpečné a zdraví neohrožující prostředí a pracovní podmínky. Společnost vytváří podmínky pro zvyšování odborné úrovně zaměstnanců.
Společnost zajišťuje pravidelné odměňování svých zaměstnanců za vykonanou práci včetně řádné výplaty mezd ve sjednaných termínech.
Společnost netoleruje sexuální, fyzické nebo psychické obtěžování zaměstnanců.
Společnost respektuje právo na odborové sdružování zaměstnanců a plní závazky vyplývající pro Společnost z platné Kolektivní smlouvy.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci dbali a dodržovali zásady bezpečné práce na pracovišti a ochrany zdraví při práci.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci dodržovali a využívali stanoveného fondu pracovní doby.
Společnost vyžaduje, aby ve vztahu k majetku Společnosti zaměstnanci nejednali v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele a řádně hospodařili se svěřenými prostředky i v zájmu ochrany majetku zaměstnavatele.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci nepožívali alkoholické nápoje a nezneužívali jiné návykové látky na pracovištích zaměstnavatele a v pracovní době ani mimo tato pracoviště, nevstupovali pod jejich vlivem na pracoviště zaměstnavatele a nekouřili na pracovištích a v jiných prostorách, kde jsou účinkům kouření vystaveni také nekuřáci.
Informace, které zaměstnanci o Společnosti získají při výkonu své práce, nesmějí používat pro osobní zisk ani pro jiný účel, než pro který byly určeny.
Jakýkoliv osobní prospěch zaměstnance nebo rodinného příslušníka získaný z činnosti Společnosti musí být zákonným způsobem přiznán.
Ve Společnosti se pro řešení případných pracovních sporů mezi Společností a zaměstnanci přednostně používají vyjednávací procedury.

E. Vztahy k orgánům státní správy, samosprávám a regionu

Společnost bere při své podnikatelské činnosti v úvahu také zájmy širšího společenského okolí včetně zájmů národních a regionálních.
Společnost komunikuje s orgány státní správy s využitím pravdivých informací o společnosti.
Společnost dbá na řádné vedení účetnictví a včasné placení svých finančních závazků k orgánům státní správy a samosprávy.
Společnost aktivně zvyšuje úroveň zdravotnického zařízení, jehož služeb využívají nejen zaměstnanci Společnosti ale i občané – pacienti z regionu.
Společnost finančně podporuje rozvoj sportu a kultury.
Společnost vede aktivní charitativní politiku.
Společnost poskytuje orgánům veřejné moci/správy maximální součinnost, již je po ní možné spravedlivě požadovat.

F. Životní prostředí

Společnost má trvalý zájem na ochraně a zlepšování kvality životního prostředí.
Společnost se aktivně podílí na odstraňování následků své podnikatelské činnosti a úpravou technologických postupů se snaží o minimalizaci dopadů výrobního procesu na životní prostředí.
Společnost informuje své okolí o svém environmentálním programu.
Společnost respektuje při podnikatelské činnosti normy stanovené pro oblast odpadů, emisí apod.

G. Vztahy s konkurencí

Společnost si počíná v konkurenčním boji rázně, ale čestně.
Společnost nepoškozuje pověst konkurentů.
Společnost dbá, aby zaměstnanci ve styku s konkurencí respektovali důvěrnost obchodních informací či jinak důvěrných informací.
Společnost se nepokouší nečestnými způsoby získat informace o podnikání konkurentů.
Společnost nepoužívá restriktivní obchodní praktiky ani nezneužívá v žádné formě své dominantní postavení na trhu.

H. Nulová tolerance trestné činnosti

Společnost netoleruje jakékoliv jednání ze strany Společnosti, jejího managementu a zaměstnanců, které vykazuje znaky trestné činnosti. Společnost odmítá, že by jednání v rozporu s tímto Kodexem mělo kdy být konáno v jejím zájmu; a pokud takové jednání bude konáno v rámci činnosti Společnosti, bude jej Společnost považovat za exces dotčené osoby, na kterém se Společnost nijak nepodílela.
Společnost aktivně usiluje o odhalování trestné činnosti, jež by byla páchána v souvislosti s činností Společnosti. V této souvislosti je součástí veškerých smluvních vztahů doložka o prevenci proti trestné činnosti, jejíž znění je upraveno v platném vnitřním předpise .
Zákonná úprava stanoví, že trestným činem spáchaným právnickou osobu je protiprávní čin spáchaný v jejím zájmu nebo v rámci její činnosti, jednal-li tak:

(a) statutární orgán nebo člen statutárního orgánu anebo jiná osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která je oprávněna jménem nebo za právnickou osobu jednat,
(b) jiná osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která u této právnické osoby vykonává řídící nebo kontrolní činnost,
(c) ten, kdo vykonává rozhodující vliv na řízení této právnické osoby, jestliže jeho jednání bylo alespoň jednou z podmínek vzniku a následku zakládajícího trestní odpovědnost právnické osoby, nebo
(d) jiný zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení při plnění pracovních úkolů, jestliže jí ho lze přičítat proto, že jednal:
(i) na podkladě rozhodnutí, schválení nebo pokynu orgánů právnické osoby nebo osob výše uvedených pod písm. a) až c), anebo
(ii) proto, že orgány právnické osoby nebo osoby výše uvedení pod písm. a) až c) neprovedly taková opatření, která měly provést podle jiného právního předpisu nebo která po nich lze spravedlivě požadovat, zejména neprovedly povinnou nebo potřebnou kontrolu nad činností zaměstnanců nebo jiných osob, jimž jsou nadřízeny, anebo neučinily nezbytná opatření k zamezení nebo odvrácení následků spáchaného trestného činu.

Na základě výše uvedeného je zaměstnanec v případě pochybností ohledně rozhodnutí či pokynu zaměstnavatele oprávněn posoudit jeho soulad s tímto Kodexem, právními předpisy a vnitřními normami Společnosti. V případě podezření, že by jednáním na základě takového rozhodnutí či pokynu mohl být spáchán trestný čin, je zaměstnanec oprávněn vyžádat si jej v písemné podobě od nadřízeného zaměstnance.
Zaměstnanci jsou povinni odmítnout jednání či činnost, kterou by mohli spáchat trestný čin nebo k jeho spáchání jinému dopomoci.
Dozví-li se zaměstnanci o takovém protiprávním jednání, jsou povinni je oznámit zaměstnavateli, případně, je-li to možné vzhledem k povaze trestné činnosti, konkrétní osobě, hrozící újmě apod., trestné činnosti zamezit či odvrátit její škodlivé následky.
Zaměstnanci upozorňujícímu na páchání jakéhokoliv protiprávního jednání je zaručena maximální diskrétnost.

I. Zásady ochrany proti korupčnímu jednání

Společnost považuje korupční praktiky jakéhokoliv druhu za nepřípustné.
Společnost především zakazuje jakékoliv poskytnutí nebo příslib platby, jiné věci či práva nebo sjednání výhody jakékoliv třetí osobě, resp. jejich přijetí od jakékoliv třetí osoby.
Zaměstnanci Společnosti nesmějí z žádného důvodu přímo či nepřímo nikomu nabízet, slibovat, dávat ani od nikoho požadovat nebo přijímat úplatky nebo jiné výhody s cílem získat nebi udržet si zakázku či jinou výhodu.
Přijímání jakýchkoliv peněžních či věcných darů, jiných hmotných statků, služeb a dalších benefitů či práv zaměstnanci je obecně zakázáno, vyjma drobných darů, které podléhají evidenci, která je vedena podle pravidel stanovených platným vnitřním předpisem .
V této souvislosti je součástí veškerých smluvních vztahů protikorupční doložka, jejíž znění je upraveno v platném vnitřním předpise .

J. Kontrola a monitoring dodržování Kodexu

Společnost má vytvořen systém, v němž zaměstnanci i osoby mimo společnost mohou vyslovit své mínění o chování společnosti nebo jejích zaměstnanců nebo o rozhodnutích, která považují za neetická či protiprávní.
Šetřením podnětů v souvislosti s porušování Kodexu se zabývá Komise pro šetření podnětů, jejíhož předsedu a členy jmenuje výkonný ředitel Společnosti. Komise prozkoumá jakékoliv sdělení týkající se nerespektování Kodexu.
Podněty a informace přijímá kterýkoliv člen Komise pro šetření podnětů, a to telefonicky, e-mailem, poštou, osobním jednáním, prostřednictvím schránek důvěry zřízených pro tento účel na vrátnicích jednotlivých šachet nebo na recepci podniku. Kontaktní údaje jsou uvedeny na adrese www.okd.cz, položka „Kontakt“.
Informace o způsobu vyřízení podaného podnětu poskytuje Komise pro šetření podnětů dle rozhodnutí předsedy komise podávající osobě.
Komise vede statistickou evidenci šetření podnětů, monitoruje dodržování pravidel Kodexu a vyhodnocuje zjištění, provádí analýzu zjištěných rizik, navrhuje nápravná opatření a pravidelně o této činnosti informuje vedení společnosti.

K. Pravidla pro podávání podnětů zaměstnanci a pro jejich vyřízení (tzv. whistleblowing)

Pokud je to možné, zaměstnanec podnět podá přímo nadřízenému vedoucímu zaměstnanci. Vedoucí zaměstnanec informuje neprodleně o jeho přijetí vedoucího odboru ochrany a kontroly. Vedoucí odboru ochrany a kontroly vedoucímu zaměstnanci v případě potřeby poskytne či zajistí podporu při řešení podnětu.
Pokud se zaměstnanec domnívá, že sdělení podnětu vedoucímu zaměstnanci je nevhodné, kontaktuje přímo vedoucího odboru ochrany a kontroly, tajemnici nebo kteréhokoliv člena Komise pro šetření podnětů.
Podněty mohou být předávány jakýmkoliv komunikačním prostředkem – telefonicky, faxem, e-mailem, poštou, osobním jednáním, prostřednictvím schránek důvěry zřízených pro tento účel na vrátnicích jednotlivých šachet nebo na recepci podniku.
Vedoucí odboru ochrany a kontroly nebo tajemnice na vyžádání vyhotoví zápis o podání podnětu s uvedením data přijetí podnětu. Na takovém zápisu se vyžádá podpis zaměstnance podávajícího podnět pro stvrzení obsahu zápisu. Zaměstnanec obdrží kopii zápisu.

Člen komise určený předsedou komise zajišťuje neprodlené informování výkonného ředitele o přijetí podnětu, datu podání podnětu a o závěru interního šetření.
Komise pro šetření podnětů zahajuje šetření podnětu neprodleně po jeho přijetí. Komise pro šetření rozhoduje ve všech věcech jednomyslně, není-li takového závěru dosaženo, rozhodující je hlas předsedy komise.
V rámci šetření se vždy bere v úvahu povaha zdroje informací. U každého podnětu se vyhodnocuje, zda se jedná o zdroj anonymní či identifikovaný. Poskytnuté informace se považují do doby, než jsou úplně či uspokojivě verifikovány, za nepodložené. Při šetření se postupuje tak, aby výsledkem šetření byl nezaujatý komplexní a vyvážený pohled na daný problém. Údaje o vyhodnocení zdroje a postupu verifikace informací jsou součástí dokumentace šetření k podnětu.
Je-li zjištěno, že zdroj je anonymní a informace jsou neverifikovatelné, předkládá předseda komise pro šetření podnětů návrh na zničení podnětu výkonnému řediteli OKD, a.s. Pokud vyhoví výkonný ředitel návrhu, jsou veškeré údaje k podnětu zničeny. V evidenci podnětů vedené tajemnicí představenstva se následně zaznamená údaj o tom, že podnět byl touto procedurou zničen. Pokud výkonný ředitel návrhu nevyhoví, v šetření se pokračuje, přičemž informace o jeho rozhodnutí je uchována společně s dokumentací k šetření podnětu.
Zaměstnanec, který podnět podal, je co nejrychleji, nejpozději do 4 týdnů, informován o započetí šetření podnětu či jiných aktivitách vyvíjených komisí.
Pokud není šetření uzavřeno do 8 týdnů, informuje Komise pro šetření podnětů, zaměstnance, který podnět podal, o předpokládaném datu ukončení šetření.
Zaměstnanec je informován o výsledku šetření podnětu.
Pro ulehčení šetření podnětu je vhodné dbát na přesné uvádění faktů a poskytnutí co nejpodrobnějších informací o povaze, rozsahu a naléhavosti věci, které se podnět týká. Podnět by měl v možné míře obsahovat tyto informace:

a) událost, věc či jev, kterého se podnět týká,
b) identifikace osob, které jsou v podnětu zmiňovány,
c) pokud podnět zmiňuje události, čas a místo jejich konání,
d) jakékoliv další informace, dokumenty či materiál, který dokládá fakta uvedená v podnětu.

Situace, kdy se zaměstnanec domnívá, že existuje rozpor mezi požadavky kladenými Kodexem a obchodními zájmy Společnosti, budou sporné body se zaměstnancem otevřeně prodiskutovány. Výsledkem diskuse musí být nalezení způsobu, jak věc vyřešit v souladu s Kodexem.

L. Ochrana poskytovatele podnětu

Zaměstnanec, který podnět podal, a osoba, která jej přijala, s ním nakládají jako s důvěrnou informací. Informace není předána jakékoliv osobě ve Společnosti či mimo ni bez souhlasu odpovědné osoby nebo kteréhokoliv člena Komise pro šetření podnětů. Pokud je informace poskytována dále, je skryta identita zaměstnance. Informace je upravena tak, aby byla uchráněna anonymita zaměstnance.
Společnost vylučuje jakýkoliv postih či negativní vliv na zaměstnance, který podal podnět podle těchto pravidel.
Zaměstnanec Společnosti, který dobrovolně upustí od svého protiprávního jednání, vyvine maximální úsilí k zamezení škodlivých následků tohoto jednání, oznámí toto jednání dle Kodexu a plně spolupracuje při jeho vyšetření, může být s přihlédnutím k okolnostem daného případu zproštěn pracovně právních opatření a sankcí.

M. Ochrana osobních údajů poskytovatele podnětu

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s platnou legislativou upravující ochranu osobních údajů, jsou uchovávány pouze po dobu šetření podnětu. Osobní údaje jsou zpracovávány vždy v rozsahu nutném pro šetření podnětu. Po ukončení šetření jsou nevratně zničeny, a to ve lhůtě nepřekračující dva měsíce od ukončení šetření. Za datum ukončení šetření se považuje datum, kdy je zaměstnanci odeslána informace o výsledku šetření podnětu, ledaže osoba, která podnět podala, v uvedené lhůtě učiní úkon, ze kterého lze důvodně dovozovat, že s vyřízením podnětu nesouhlasí, případně že vyžaduje další šetření podnětu; v takovém případě se ustanovení této věty použije obdobně pro ukončení obnoveného šetření. Uchování osobních údajů získaných v rámci postupů podle tohoto Kodexu nad uvedenou časovou lhůtu je přípustné pouze tehdy, pokud to vyplývá ze zákonem uložené povinnosti nebo zákonem zaručeného práva jiného subjektu, případně pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Společnosti (zejména, avšak bez omezení, pokud v uvedené lhůtě dojde k zahájení jakéhokoli řízení týkajícího se záležitosti, která představovala předmět podnětu, nebo pokud z okolností podání či vyřízení podnětu či jiných okolností týkajících se podnětu, které se v uvedené lhůtě vyskytnou, lze důvodně dovozovat, že hrozí riziko zahájení takového řízení či riziko jiných negativních dopadů pro Společnost).
Pokud se v průběhu šetření zjistí, že anonymně podaný podnět je zjevně bezpředmětný, osobní údaje jsou zničeny neprodleně.
Osoba, která provádí šetření podnětu, je povinna informovat subjekt osobních údajů o tom, že jsou zpracovávány jeho osobní údaje; při tom postupuje tak, aby byla chráněna identita oznamovatele. Subjekt osobních údajů má právo na přístup ke svým osobním údajům v souladu s platným vnitřním předpisem. Subjektu osobních údajů jsou ve vztahu k jeho osobním údajům garantována všechna práva vyplývající z platné legislativy upravující ochranu osobních údajů.
Omezení přístupu oprávněného subjektu ke zpracovávaným osobním údajům či odložení informování subjektu o zpracovávání jeho osobních údajů lze odůvodnit výhradně ochranou práv a svobod jiných oprávněných subjektů, přičemž se zvláštní pozornost věnuje ochraně zájmů oznamovatele, či oprávněným zájmům na efektivním prošetření podnětu, zejména za okolností, kdy naplněním práva subjektů osobních údajů na přístup k osobním údajům by bylo znemožněno nebo významně ztíženo prošetření podnětu.

N. Způsoby doručování podnětů

a) Prostřednictvím schránek důvěry, které jsou umístěny na recepci podniku a na vrátnicích jednotlivých lokalit.
b) E-mailem na adresu schrankaduvery@okd.cz.
c) Vedoucímu odboru ochrany a kontroly na pevnou linku 596 453 055 nebo na mobil 702 209 577.
d) Tajemnici představenstva a dozorčí rady na mobil 602 580 838.
e) Předsedovi Komise pro šetření podnětů a vedoucímu útvaru interního auditu na pevnou linku 596 453 009.
f) Členovi Komise pro šetření podnětů z útvaru ředitele pro právní služby na pevnou linku 596 453 039.
g) Písemně na adresu:

OKD, a.s. - schránka důvěry
Stonava 1077
735 34 Stonava
www.okd.cz

O. Seznámení se s Kodexem

S tímto Kodexem jsou osobně seznámeni všichni zaměstnanci Společnosti s tím, že se zavazují a jsou povinni k jeho dodržování, a to bez ohledu na to, na jaké úrovni či na jaké pracovní pozici ve Společnosti jsou zařazeni.
Kodex je zveřejněn na internetových a intranetových stránkách Společnosti a je přístupný všem dotčeným osobám, tj. zaměstnancům, managementu, obchodním partnerům i veřejnosti.

Závěrečná ustanovení

Tento Kodex může být měně či doplňován pouze stejným způsobem, jakým byl přijat. Změny či doplnění Kodexu by měly být činěny především na základě změn právních předpisů nebo zkušeností s jeho aplikací v praxi.
Jakékoliv změny či doplnění tohoto Kodexu se zveřejňují a jsou zpřístupněny stejným způsobem, kterým je zveřejněn tento Kodex.
Tento Kodex je platný a účinný dnem jeho schválení představenstvem Společnosti.